Giấy tờ trong nhà: giữ gì, bỏ gì, và cất ở đâu

Giấy tờ trong nhà thường nằm rải ba bốn chỗ: ngăn kéo, tủ quần áo, hộp bánh cũ, và một chồng trên nóc tủ. Tới lúc cần thì tìm cả buổi, mà tới lúc dọn thì không ai dám bỏ vì sợ sau này cần.

Bài này nói cách phân loại đơn giản, cất ở đâu, và cái gì bỏ được cho nhẹ nhà.

Bốn nhóm, phân trong một buổi

• Giữ mãi: giấy tờ nhà đất, giấy tờ tuỳ thân, học bạ và bằng cấp, hồ sơ sức khoẻ quan trọng.
• Giữ có thời hạn: hợp đồng đang hiệu lực, bảo hành còn hạn, biên lai của khoản lớn.
• Giữ tạm cho tới khi đối chiếu xong: hoá đơn tháng, phiếu thu, vé.
• Bỏ được: tờ rơi, catalog, hoá đơn mua đồ nhỏ đã dùng xong.
• Phân bốn nhóm này trước, mọi việc sau nhẹ hẳn.

Cái gì phải hỏi trước khi bỏ

1. Giấy tờ liên quan nhà đất, thừa kế, hôn nhân — không tự quyết, hỏi công chứng hoặc luật sư.
2. Sổ sách kinh doanh và hoá đơn thuế có thời hạn lưu theo quy định — hỏi kế toán.
3. Hồ sơ bệnh án thì giữ, nhất là kết quả xét nghiệm và chẩn đoán cũ.
4. Giấy tờ của người đã mất — hỏi trong nhà trước khi bỏ bất cứ thứ gì.
5. Không chắc thì giữ thêm một thời gian, giấy chiếm ít chỗ hơn rắc rối.

Cất ở đâu

• Một cặp hồ sơ duy nhất cho nhóm giữ mãi, để chỗ khô ráo, tránh nhà tắm và gara ẩm.
• Cặp chống nước, hoặc ít nhất túi zip — nhà từng ngập thì đây là điều bắt buộc.
• Để cao hơn mức ngập từng gặp, đừng để ngăn kéo dưới cùng.
• Nói cho người trong nhà biết nó ở đâu — giấu kỹ quá thì lúc cần không ai tìm ra.
• Trang này có bài riêng về hồ sơ khẩn cấp của căn nhà, để cùng chỗ luôn.

Bản chụp: làm một lần dùng nhiều năm

1. Chụp hoặc quét toàn bộ nhóm giữ mãi, đủ sáng, đọc được chữ.
2. Đặt tên tệp rõ ràng: loại giấy, tên người, năm.
3. Lưu ở hai nơi, một nơi không nằm trong điện thoại.
4. Đặt mật khẩu cho thư mục nếu để trên máy dùng chung.
5. Bản chụp không thay bản gốc ở phần lớn thủ tục — nó chỉ giúp mình tra nhanh và khai đúng.

Giấy tờ có thông tin nhạy cảm

• Đừng vứt nguyên tờ có số tài khoản, số giấy tờ, địa chỉ vào thùng rác.
• Xé nhỏ phần có số, hoặc dùng máy huỷ giấy nếu nhà có nhiều.
• Sao kê ngân hàng, hoá đơn có số thẻ là hai thứ hay bị bỏ qua nhất.
• Không đăng ảnh giấy tờ lên mạng, kể cả khi đã che một phần.
• Gửi cho ai thì gửi vừa đủ, và xoá sau khi việc xong nếu gửi qua chat.

Ảnh và kỷ vật giấy

• Ảnh cũ thì ghi chú sau lưng: ai, năm nào, ở đâu — ảnh không ghi chú rồi sẽ thành vô danh.
• Đừng dán ảnh vào album có keo, keo lâu năm làm ố và dính chặt.
• Thư từ, sổ tay của người đã mất thì hỏi trong nhà trước khi động tới.
• Chụp lại rồi cất bản gốc chỗ khô ráo, tránh ánh nắng.
• Nhóm này không thuộc "giấy tờ" — đừng dọn chung một lượt cho nhanh.

Khi chuyển nhà

1. Cặp giấy tờ đi theo người, không xếp vào thùng đồ chung.
2. Chụp ảnh toàn bộ trước khi chuyển, phòng khi thất lạc.
3. Cập nhật địa chỉ ở những nơi cần, và ghi ra một danh sách cho khỏi sót.
4. Đây cũng là dịp tốt để bỏ nhóm đã hết hạn.
5. Trang này có bài riêng về ngày chuyển nhà trên site khác của cụm.

Bảo hành và hướng dẫn

1. Một hộp riêng cho phiếu bảo hành kèm hoá đơn mua — hai thứ này phải đi cùng nhau.
2. Ghi ngày mua lên phiếu bằng bút, vì giấy in nhiệt mờ rất nhanh.
3. Chụp ảnh hoá đơn ngay hôm mua là cách chắc nhất.
4. Hết hạn bảo hành thì bỏ phiếu đi, giữ lại làm gì.
5. Sách hướng dẫn giấy thì bỏ được, vì hầu hết đều có bản trên mạng — chỉ cần ghi lại tên và mã máy.

Giấy tờ số: cũng cần dọn

• Hoá đơn điện tử, hợp đồng ký số, vé qua ứng dụng nay nhiều hơn giấy.
• Một thư mục duy nhất cho nhóm quan trọng, đặt tên theo năm.
• Đừng để mọi thứ nằm trong hộp thư — hộp thư đầy thì tìm không ra, và mất tài khoản là mất hết.
• Tải về và lưu bản của mình với những giấy quan trọng, đừng dựa hẳn vào trang của bên kia.
• Người trong nhà nên biết cách vào được khi cần, ít nhất một người.

Nhà thuê và nhà trọ

1. Hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, ảnh đồng hồ để chung một chỗ.
2. Tin nhắn trao đổi với chủ nhà thì lưu lại, đừng xoá cho gọn.
3. Cặp giấy tờ để chỗ dễ mang đi, vì người thuê hay chuyển.
4. Chụp ảnh hết trước mỗi lần chuyển.
5. Giấy tờ liên quan cọc là nhóm đáng giữ nhất trong cả tập.

Nếp giữ cho khỏi chất đống lại

• Một khay "chưa xử lý" ở lối vào, mọi giấy mới vào nhà đều nằm đó.
• Mỗi tuần dọn khay đó một lần, mất mươi phút.
• Cầm tờ nào lên thì quyết luôn: bỏ, lưu tạm, hay vào cặp hồ sơ.
• Đừng để "để đó tính sau" — đó chính là cách chồng giấy hình thành.
• Mỗi năm rà lại cặp hồ sơ một lần, bỏ nhóm đã hết hạn.

Một trang mục lục cho cả cặp

1. Trang đầu ghi trong cặp có những gì, theo nhóm.
2. Ghi cả thứ không nằm trong cặp và nó đang ở đâu: két, ngân hàng, nhà người thân.
3. Ghi ngày cập nhật ở cuối trang.
4. Người khác mở cặp ra là biết ngay có gì, không phải lục từng tờ.
5. Đây là trang hữu ích nhất trong cả tập, và mất mười phút để làm.

Khi nhà có người lớn tuổi

1. Hỏi giúp họ sắp lại, đừng tự ý dọn giấy tờ của người khác.
2. Nhiều cụ giữ giấy rất kỹ nhưng ở nhiều chỗ — gom lại một chỗ là việc đáng làm.
3. Ghi lại chỗ cất và nói cho vài người trong nhà cùng biết.
4. Giấy tờ liên quan nhà đất và thừa kế thì bàn sớm, khi mọi người còn khoẻ.
5. Trang này có bài riêng về ghi lại và chuyển giao trên site khác của cụm.

Ba việc không hoãn

• Chuyện sức khoẻ thì đi khám.
• Hỏng hóc về điện, gas, nứt, dột — sửa ngay.
• Hạn giấy tờ, hạn hợp đồng thì theo hạn — và hạn chỉ giữ được nếu mình tìm ra tờ giấy đó.

Ba dòng trên lặp ở nhiều bài trong mục này, và lặp là cố ý.